Solution · Écoles, instituts, centres de formation

CRM pour école et établissement de formation : transformez les demandes en inscriptions

Chaque année, des parents et des candidats vous écrivent, viennent visiter, puis s'inscrivent ailleurs. YAM Sales suit chaque demande d'information jusqu'à l'inscription, et chaque entreprise jusqu'à la formation signée.

Essayer 15 jours gratuitement Parler à un conseiller

Par l'équipe YAM Sales · Mis à jour le 23 octobre 2026

Une chargée des admissions renseigne un étudiant et sa mère à l'accueil d'une école

Deux ventes différentes sous le même toit

Un établissement privé vend souvent deux choses. D'un côté, des inscriptions : le candidat et sa famille comparent plusieurs écoles, posent des questions sur les frais et les débouchés, puis décident. De l'autre, des formations pour les entreprises : un responsable RH demande un programme, un devis, puis fait valider en interne.

Les deux ventes ont un point commun : elles se jouent sur la qualité du suivi. Le parent qui a visité le campus et n'a jamais été rappelé inscrit son enfant chez le voisin. L'entreprise qui a reçu un programme sans relance oublie le projet jusqu'à l'année suivante.

Les situations d'une campagne d'inscription

Une saison très concentrée

Entre les résultats des examens et la rentrée, les demandes affluent en quelques semaines. Le reste de l'année, il faut entretenir le contact.

Des demandes par WhatsApp et Facebook

Les candidats écrivent le soir, depuis leur téléphone. Les réponses partent du téléphone d'une chargée d'admission, sans trace pour l'école.

Le parent décide, le candidat choisit

Deux interlocuteurs, deux numéros, deux attentes. Il faut savoir qui a été contacté et ce qui lui a été dit.

Les salons et journées d'orientation

Un salon de l'étudiant peut apporter des dizaines de contacts. Encore faut-il les recontacter dans la semaine.

La formation continue en entreprise

Une vente B2B classique : programme, devis, relances, objections sur le budget ou le calendrier.

Scénario illustratif · Institut supérieur privé · 3 chargées d'admission et 1 directeur · Cotonou · établissement fictif

Une semaine de rentrée à l'Institut Atlantique, établissement fictif

Avec 4 utilisateurs et plusieurs centaines de demandes par saison, l'institut choisit la formule Pro, qui lève la limite de 500 prospects.

Lundi. Le week-end a apporté une quarantaine de demandes. Les chargées d'admission les saisissent avec le contact du candidat et celui d'un parent. La filière visée est notée dans les produits d'intérêt.

Mardi. Chaque nouveau contact entre dans une séquence : message WhatsApp de bienvenue le premier jour, rappel d'appel le troisième, email avec la brochure le cinquième. Les étapes apparaissent chaque matin dans Actions du jour. Les chargées relisent et envoient.

Mercredi. Un parent hésite : « les frais sont trop élevés ». Mariam s'entraîne avec le coach IA, catégorie prix et budget, puis rappelle en présentant les modalités de paiement de l'école.

Jeudi. Le scan des événements liste les salons et événements professionnels des six prochains mois en Afrique de l'Ouest. Le directeur retient deux rendez-vous liés à l'éducation et aux ressources humaines, avec un plan d'action avant, pendant et après.

Vendredi. Le directeur suit les objectifs de chaque chargée : contacts traités, inscriptions conclues. Il exporte le rapport hebdomadaire vers le groupe WhatsApp de la direction.

La leçon : Une inscription se gagne rarement au premier contact. Elle se gagne au troisième ou au quatrième, si quelqu'un pense à le faire.

Les fonctions YAM Sales utiles à un établissement

Relances WhatsApp préparées

Des séquences de suivi des demandes, avec le prénom du candidat. Elles s'arrêtent dès qu'il répond ou s'inscrit.

Découvrir

Pipeline des inscriptions

De la demande d'information à l'inscription, par niveau de maturité. Les doublons, fréquents en saison, sont détectés et fusionnés.

Découvrir

Scan des événements

Les salons et événements professionnels des six prochains mois, notés et rapprochés de vos prospects.

Découvrir

Objectifs par chargée d'admission

Contacts, interactions et inscriptions conclues, avec suivi de la progression.

Découvrir

Coach IA pour les objections

Frais, délai de décision, confiance dans le diplôme : préparez les réponses avant l'appel.

Découvrir

Quelle formule pour un établissement

Un centre de formation qui vend surtout aux entreprises, avec 1 à 3 personnes au commercial, démarre avec Starter : 9 900 FCFA par mois, 7 920 FCFA en annuel, pour 3 utilisateurs et 500 prospects.

Une école qui reçoit des centaines de demandes par rentrée a intérêt à prendre Pro : 29 900 FCFA par mois, 23 920 FCFA en annuel. Prospects et séquences illimités, 7 utilisateurs, 400 messages IA par mois. Au-delà de 7 utilisateurs, ou pour un groupe de plusieurs campus, Business coûte 59 000 FCFA par mois, 47 200 FCFA en annuel. Voir la page tarifs.

Pour aller plus loin sur l'usage de l'IA dans vos messages, notre formation reprend la méthode présentée lors de la masterclass de mai 2026.

Questions fréquentes

Un CRM convient-il à une école privée ?

Oui pour le recrutement : suivi des demandes d'information, relances et inscriptions conclues. Pas pour la gestion de la scolarité une fois l'élève inscrit.

Peut-on envoyer un message WhatsApp à tous les candidats en une fois ?

Non. YAM Sales n'envoie pas de messages en masse. Il prépare chaque message, et la chargée d'admission l'envoie en un clic depuis la fiche.

Combien de prospects peut-on suivre pendant la rentrée ?

500 avec Starter. Les formules Pro et Business n'ont pas de limite de prospects.

Comment récupérer les contacts d'un salon de l'étudiant ?

Saisissez-les ou importez-les en Excel ou CSV, puis inscrivez-les dans une séquence de relance dès le lendemain.

Le CRM gère-t-il aussi la formation continue pour les entreprises ?

Oui. Les entreprises sont des prospects comme les autres, avec plusieurs contacts, des documents et un pipeline jusqu'à la signature.

Préparez votre prochaine rentrée dès maintenant

Essayez YAM Sales 15 jours, sans carte bancaire. Importez vos demandes de l'an dernier et voyez qui reste à convaincre.

Essayer 15 jours gratuitement Parler à un conseiller

CRM pour école et établissement de formation : transformez les demandes en inscriptions

Deux ventes différentes sous le même toit